1
Wechsel dokumentieren
Vorstandsbeschluss, Übergabedatum und neue Zuständigkeiten im Protokoll festhalten.
Kassenwart-Übergabe in 7 Schritten
Arbeiten Sie die Punkte gemeinsam ab. Was nicht sofort geklärt werden kann, gehört mit Verantwortlichem und Termin ins Übergabeprotokoll.
2
Kassensturz und offene Posten
Bargeld und Bankstände abstimmen, fehlende Belege sowie offene Beiträge und Rechnungen auflisten.
3
Vollständige Datensicherung
Kassen- und Mitgliedsdaten samt Schlüsseldatei sichern und auf einen vereinseigenen Datenträger kopieren.
4
Zugänge und Vollmachten übertragen
Bank, ELSTER, Vereins-E-Mail und Portale einzeln übergeben. Keine Passwörter offen ins Protokoll schreiben.
5
Daten beim Nachfolger testen
Software und Sicherung auf dem Zielrechner öffnen; Mitglieder, Buchungen und Dokumente stichprobenartig prüfen.
6
Alte Rechte entziehen
Erst nach dem erfolgreichen Test nicht mehr benötigte Bankvollmachten und Benutzerzugänge entfernen.
7
Übergabe bestätigen
Übergebene Unterlagen, Datenträger, Kassenstand und offene Punkte von beiden Seiten unterschreiben lassen.
Wichtig: Die Entlastung des bisherigen Kassenwarts ist eine Vereinsentscheidung. Diese Checkliste ersetzt keine Satzungs-, Steuer- oder Rechtsberatung.
Der Assistent ist direkt in Kassenbuch eingebaut.
Er speichert den Fortschritt lokal, erstellt die Übergabe-Sicherung mit einem Klick, öffnet den Sicherungsordner und erzeugt ein druckbares Protokoll – ohne Zugangsdaten in die Cloud zu laden.
Für Windows herunterladenHäufige Fragen
Welche Unterlagen muss der alte Kassenwart übergeben?
Mindestens Kassenbuch und Buchungsbelege, Kontoauszüge, Verträge, Steuerunterlagen, Spendenbescheinigungen, offene Posten, Bankvollmachten sowie die Zugangsliste der eingesetzten Dienste.
Wer sollte beim Kassenwartwechsel dabei sein?
Alter und neuer Kassenwart sowie möglichst ein vertretungsberechtigtes Vorstandsmitglied. Bei größeren Vereinen kann die Kassenprüfung vor der Übergabe sinnvoll sein.
Wie werden digitale Vereinsdaten sicher übertragen?
Über eine vollständige, verschlüsselte Sicherung auf einem vereinseigenen Datenträger. Der neue Kassenwart sollte die Daten öffnen und prüfen, bevor alte Zugänge abgeschaltet werden.